S – Sidosryhmä

Nyt on kyllä melkoinen bullshit-bingon sana käsillä. Mutta sana kalskahtaa pahemmalta kuin mitä se oikeasti on.

Sidosryhmällä tarkoitetaan ihmisiä, jotka ovat vaikkapa projektissa jollain lailla mukana tai sen vaikutuspiirissä. Ei välttämättä itse tekijät, vaan tekemisen ympärillä olevat. Siis he, joilla on lusikka jollain lailla sopassa, vaikkeivät olekaan itse kokkeja. Ja sidosryhmiä pitäisi sitten jotenkin sitten hallita ja heille pitäisi osata viestiä.

Projektin tekeminen on yksi juttu, mutta aivan yhtä tärkeä asia on viestiä projektista sidosryhmille. Koitan aina projektin aluksi miettiä eri sidosryhmien – eli ihan siis verta ja lihaa olevien ihmisten – tiedonjanoa ja osallistamista seuraavan nelikentän avulla: kenellä on minkäkin verran valtaa projektin onnistumiseen tai lopputulokseen, ja kenellä on minkäkin verran kiinnostusta.

Vaaka-akselin valta projektin onnistumiseen voi tarkoittaa vaikkapa, että henkilöllä on tarjota rahaa, osaamista, henkilöitä, natsoja päätöksentekoon tai henkistä vaikutusvaltaa projektin edistämiseksi tai torppaamiseksi. Pystyakseli kuvaa kiinnostusta. Kiinnostus saattaa joskus sekottua käytettävissä olevaan aikaan, mutta tässä kohtaa täytyy sitten soveltaa tarpeen mukaan.

Henkilöitä, joilla on paljon valtaa ja paljon kiinnostusta, kannattaa osallistaa projektiin mahdollisimman tehokkaasti. Paljon valtaa ja vähän kiinnostusta omaavien tyyppien kanssa pitää miettiä tarkkaan, kuinka käsitellä heitä – sinä tarvitset heitä, mutta he saattavat pahimmassa tapauksessa tehdä hallaa projektillesi, jos heitä ei kertakaikkiaan nappaa. Vähän valtaa ja paljon kiinnostusta -kategorian tyyppien kanssa täytyy pysytellä kultaisella keskitiellä: heille täytyy jakaa tietoa, jotta he pysyvät tyytyväisinä tiedonjanossaan, mutta heidän ei pidä antaa viedä fokusta. Näitä ihmisiä kannattaa ohjata vaikkapa säännöllisiin projektidemoihin. Viimeinen porukka, eli ne joita ei nappaa ja joilla ei ole annettavaa, kannattaa pitää tietoisina harvemmalla syklillä ja keskittyä sitten vaikkapa käymään läpi projektin lopputulos.

One size does not fit all on ihan hyvä nyrkkisääntö sidosryhmäviestinnässä. Yksi ja sama viestimisen tapa ja foorumi ei palvele kompleksisen projektin kaikkia tai edes välttämättä tärkeimpiä sidosryhmiä. Välillä ketterän kehityksen maailmassa kehitystiimit saattavat kokea esimerkiksi projektipäällikön roolin turhaksi, mutta mä kääntäisin sen niin, että projektipäällikkö voi auttaa tiimiä nimenomaan sidosryhmäviestinnässä – ja siten vapauttaa tiimille enemmän aikaa kehittämiseen.